Obbligo di dichiarare la Posta Elettronica Certificata per gli amministratori delle società dal 2025; nuovo anno, nuovo balzello! Scherziamo ovviamente ma non troppo; infatti dal 1 Gennaio per aprire una nuova società (di capitale o di persone) o nel caso di cambio di  amministratore, il nuovo di nomina deve comunicare il proprio indirizzo PEC

A seguito di un intervento delle camere di commercio tale adempimento è stato sospeso in attesa di chiarimenti, tuttavia si tratta solo di fare dei chiarimenti sull’applicazione della norma ma quasi certamente non avrà un impatto sulla validità o meno del dispositivo. Noi ovviamente avevamo già scritto questo articolo e pertanto abbiamo deciso di lasciarso

La norma deriva dall’art 1 comma 860 della legge bilancio 2025 la quale va a modificare il decreto legge 179 del 2012 che imponeva a tutti i soggetti che sono iscritti agli albi professionali ed al registro delle imprese di eleggere un proprio domicilio digitale che nei fatti coincide con la PEC , ( la quale sta per diventare REM). In sostanza il nuovo decreto non ha fatto altro che estendere un obbligo già in vigore da anni; la cosa non ci dovrebbe scandalizzare perché da sempre gli amministratori al momento della nomina devono dichiarare il loro domicilio che generalmente è quella della loro residenza o quella dell’impresa stessa; tuttavia con l’arrivo del digitalizzazione dei processi questa cosa suonava decisamente come “disfunzionale” ed “anacronistica”, infatti qual è il senso che l’impresa deve ricevere le comunicazioni per PEC  e quindi in tempo reale ma i suoi amministratori per via tradizionale ovvero con raccomandata? Si capisce chiaramente che tutto ciò rappresentava un problema molto serio sia sul piano proprio dell’efficienza, pensiamo solo alla gestione di due differenti tipi di archivi, quello digitale e quello cartaceo, sua sulla dilazione dei tempi ma anche sul piano ben più importante dei procedimenti di rilevanza fiscale e penale che potevano essere facilmente aggirati adducendo la non ricezione di determinate comunicazioni. Infatti un amministratore in malafede era sufficiente che non ritirasse le raccomandate; infatti gli amministratori hanno degli obblighi precisi, con responsabilità civili e penali nei confronti sia dell’impresa stessa e quindi dei soci sia nei confronti dei cosiddetti Stake Holder a cominciare dai fornitori, dipendenti, pubbliche istituzioni; tuttavia la loro responsabilità può essere notevolmente ridimensionata o annullata del tutto nel caso in cui questi non venga a conoscenza degli eventi negativi contestati. Tuttavia come sempre appena parte una nuova norma nascono già i primi problemi applicativi  e di fatto le camere di commercio hanno cominciato ad applicarla ma fornendo delle risposte diverse in funzione dell’interpretazione data alla norma. Qui di seguito alcune domande che rimangono appese:

• La PEC può essere la stessa della società o deve essere diversa
• La PEC è obbligatoria solo per le società di nuova costituzione o anche per quelle già attive
• Se un amministratore è in carica nel 2024 e dal 2025 lo diventa per una nuova impresa cosa succede la PEC comunicata automaticamente verrà agganciata alla prima società
• Cosa succede per quei soggetti che hanno poteri di controllo come i sindaci, ecc
• La norma verrà estesa ai titolari effettivi
• Cosa succede per le società già attive, anche loro si devono adeguare
• Qualora un amministratore in carica sia interessato ad eleggere un proprio domicilio PEC anche se fosse ancora tenuto, gli è consentito
• Ci sarà un registro pubblico degli indirizzi PEC destinati agli amministratori come oggi c’è per le imprese e per gli Enti pubblici o i privati?

Ad oggi non abbiamo risposte ufficiali ma possiamo fare delle congetture perché a ns avviso a prescindere da come sia interpretata la norma comunque è bene che gli amministratori si dotino di un proprio indirizzo PEC e lo comunichino appena sia possibile; ovviamente questa cosa andrebbe applicata per quelle imprese ove c’è una reale e sostanziale separazione tra soci ed amministratori; per quelli in cui i ruoli sono sovrapponibili di fatto sarebbe una duplicazione solo formale

Per quanto attiene i commercialisti consigliamo di dotarsi di strumenti che consentano di condividere le PEC in maniera molto più formale, oggi gran parte aprono la PEC come se fosse stata aperta dal loro cliente e poi ne accedono con le credenziali; questa cosa di fatto presenta molti rischi e fra poco con l’arrivo della REM questa cosa non sarà più tecnicamente fattibile quindi necessariamente vanno usati altri criteri ed è bene cominciarci a pensare prima che arrivino perché quasi sempre sono strumenti di non immediato uso oppure comportano uno stravolgimento del modo di lavorare e quindi è meglio prepararsi prima. In secondo luoghi vi consigliamo di aggiornare i vs. verbali

Ovviamente il nostro ufficio è a disposizione per supportare imprese e commercialisti in questa nuova sfida digitale, fornendo sia un indirizzo PEC, sia registrando lo stesso presso il registro dei domicili digitali sia nella comunicazione al registro delle imprese