Per decenni, cittadini ed imprese avevano un solo ed unico strumento per comunicare: la raccomandata.
Con l’arrivo dell’era digitale, i mezzi di comunicazione si sono ampliati ed evoluti, in modo tale da velocizzare anche i tempi di invio e di ricezione di una informazione.
La Posta Elettronica Certificata, o semplicemente PEC, infatti, è una evoluzione della raccomandata perché fornisce valore legale alla posta elettronica, proprio come la raccomandata stessa, e permette di avere la ricevuta di ritorno.
La PEC è un sistema di posta elettronica che permette di confermare l’invio da parte del mittente e la ricezione di un messaggio di posta nella casella del destinatario.
Per richiedere una PEC, puoi usufruire dei servizi che offre il web o rivolgerti direttamente a noi e velocizzare i tempi di attivazione, contattandoci al numero 062147660.
inoltre con il Decreto legislativo 76/2020 è stato definitivamente varato il “domicilio digitale”, che si affincherà al vecchio domicilio fisico e che diventerà anch’esso obligatorio per i privati, a tutt’oggi esentati da tale obbligo
ATTIVAZIONE PEC: TEMPI DI ATTESA
Il tempo di attesa per emettere una PEC è di circa 15 minuti, eccezion fatta per chi volesse una PEC sotto dominio e necessita della creazione di un indirizzo con dominio dedicato (come ad esempio il nostro bbs@pec.bbspratiche.it ) in cui potrebbero essere necessari anche diversi giorni.
PERCHE' ATTIVARLA
La PEC può essere richiesta da chiunque, in qualsiasi momento, purché si tratti di soggetti maggiorenni; però mentre per le persone fisiche è un opzione, per alcune categorie possederla è un obbligo:
- professionisti che si iscrivono agli Albi professionali;
- tutte le imprese indipendentemente dalla forma giuridica
- Pubbliche amministrazioni di ogni ordine e grado
- Enti non Commerciali
Tutte queste categorie hanno l’obbligo (dal 1 ottobre 2020, con il Decreto Legislativo 76/2020) di comunicare la propria PEC al proprio ordine/registro di riferimento; pena sanzioni e sospensione dell’attività.
Sebbene per le persone fisiche non c’è alcun obbligo nei fatti per determinati relazioni, la Pubblica Amministrazione impone al cittadino che le comunicazioni avvengano via PEC; un esempio la partecipazione ai concorsi pubblici; la presentazione di ricorsi, ecc.
In sostanza per comunicare con gli uffici della Pubblica Amministrazione la PEC è diventato uno strumento fondamentale praticamente per tutti.
I VANTAGGI DELLA PEC
Attivare una PEC permette di avere innumerevoli vantaggi, sia per i privati che per i liberi professionisti e le aziende, come quello di risparmiare tempo (perché non devi recarti ad uno sportello postale per la classica raccomandata) e denaro (perché spedire una raccomandata ha un prezzo di gran lunga superiore al costo di una PEC, che peraltro ti dura per un anno intero e ti consente di inviare tutte le email certificate che desideri); oltre a questi effetti immediati con la posta elettronica certificata hai uuno strumento alternativo e legalmente riconosciuto alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Con la PEC puoi
- disdire contratti e servizi in abbonamento, ma anche validare contratti tra privati sia per motivi personali che business
- comunicare direttamente con la Pubblica Amministrazione (inps, agenzia entrate, ecc)
- partecipare a concorsi pubblici;
- essere piu’ protetto da virus(se accetti solo messaggi PEC) e dalla posta indesiderata (spam);
- avere la certificazione della notifica ed essere sicuro che il destinatario abbia ricevuto il messaggio;
- Non è necessario conoscere l’indirizzo fisico del destinario
La PEC è semplice da utilizzare, sicura, comoda e conveniente! tanto che oggi che sono più di 20 Milioni le caselle attive
e nel 2024 potrai comunicare in tutta europa e diventerà il nuovo domicilio digitale
VALORE LEGALE DELLA PEC
La necessità di trovare un valido sostituto alla raccomandata con ricevuta di ritorno era diventato già più di venti anni fa un problema enorme per gli importantissimo risvolti giuridici che quest’ultima aveva nel quadro dell’ordinamento sia sul profilo civile che penale. In sostanza avere la certezza che la comunicazione sia stata inviata e ricevuta dal destinatario e con quale tempi era una condizioni fondamentale per far valere diritti e doveri. La raccomandava garantiva tutto ciò ma aveva tempi e modalità tali che rappresentava di fatto un ostacolo allo sviluppo economico del paese era come se uno acquistasse una Ferrari e poi la costringesse ad andare su strade piene di buche e non asfaltate. Da questa esigenza nacque la PEC., la quale per legge ha pieno valore legale; in sostanza il mittente o il destinatario non possono negare di aver inviato/ricevuto la comunicazione e di averlo fatto con quelle tempistiche (per un approfondimento sull’argomento si dia un occhiata anche alla sezione Conservazione Sostitutiva in quanto certi argomenti e determinati limiti sono meglio affrontati); unica eccezione è che mentre non è possibile negare che le due o più caselle si siano “parlate” ci potrebbe essere qualche problema nel collegare le caselle ad uno specifico soggetto fisico o giuridico; problema che viene affrontato e risolto dalla PEC Europea (vedi specifica sezione)
LIMITI AL VALORE LEGALE DELLA PEC
Il problema più “grosso” che limita la validità giuridica della PEC è data dagli allegati. Infatti diverse sentenze, tra cui quella più chiara che mette un punto definitivo alla questione è quella della corte di cassazione con ordinanza n 10091 del 15 aprile 2024, sanciscono che non essendo possibile stabilire sugli allegati sia l’autenticità sia l’integrità, non può essere riconosciuta la piena validità di tali documenti (gli allegati, non l’intera comunicazione). A tale problema tuttavia c’è una soluzione semplice ed economica che richiede solo un po’ attenzione in più: firmare gli allegati con firma digitale qualificata ed applicare la marca temporale. In questi casi il documento ha data certa e non può essere disconosciuta ne l’autenticità ne l’integrità
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La conservazione sostitutiva è una soluzione tecnologica importantissima in quanto risponde ad un bisogno di certezza giuridica e di compatibilità con l’evoluzione tecnologica per un lungo periodo. Maggiori approfondimenti sono disponibili su questo articolo
PEC EUROPEA OVVERO REM
L’Italia è stata un pionere in questo campo ed anche di molti anni e pertanto è diventata faro anche per gli altri paesi. Infatti la necessità di garantire certezza alle comunicazioni era un problema comune a tutti paesi europei, over per certezza s’intende un sistema di comunicazioni formale che garantisca
- certezza sul mittente ed il destinario in termini di persone fisiche e/o giuridiche
- integrità della comunicazione
- data ed ora di trasmissione e ricezione
- Livello di sicurezza rispettosa di determinati standard
La Pec ordinaria, come specificato nella sezione validità legale rispondeva molto bene al 2° e 3° punto ma sul primo ed ultimo punto presentava dei limiti; da qui la necessità di dotarsi di un nuovo strumento che rispettasse tutti e 4 i pilastri. La partenza della PEC Europea è fissato nel Marzo 2024, tuttavia ad oggi è disponibile una transitoria ove i titolare di caselle PEC possono richiederne la migrazione dalla nuova alla precedente versione
PEC GMAIL
Gmail non offre un servizio PEC ma, considerato che un elevatissimo numero di persone possiede un indirizzo di posta elettronica con Gmail, alcuni si chiedono se si può creare un collegamento con la PEC, in modo da ricevere una notifica all’arrivo di un messaggio.
È possibile collegare i due indirizzi email accedendo alle impostazioni della propria casella Gmail e selezionando alcuni parametri, tra cui: POP3s e SMTPs, nonché nome utente, password, etc.
CERTIFICAZIONE DOMINIO PEC
I clienti che possiedono già un dominio di secondo livello, come ad esempio bbspratiche.it, possono attivare e-mail PEC sotto il proprio dominio.I clienti che non dispongono di un dominio possono richiederne uno e usufruire dei vantaggi che esso include, come ad esempio la possibilità di: aprire un numero illimitato di e-mail con il proprio dominio; migrare le proprie caselle PEC da un provider ad un altro; in questo se il provider decidesse di sospendere il servizio o aumentare il prezzo, si può trasferire il dominio ad un altro provider, non perdendo nessuna comunicazione e nessun file.
PEC GRATUITA
Esistono operatori che offrono un indirizzo PEC gratuiti; quelli gratuiti possono essere utili per operazioni spot ma inevitabilmente bisogna considerare attentamente anche gli svantaggi; in particolar modo soprattutto a livello professionale la PEC deve essere altamente affidabile altrimenti si rischia molto; ad esempio se la casella dovesse risultare non disponibile si rischia la sospensione dell’attività, infatti ad esempio il registro delle imprese pubblica un elenco delle imprese che sono state oggetto di questo provvedimento proprio per questo motivo
COSTO DI UNA PEC
Con il servizio di posta elettronica certificata puoi risparmiare moltissimo perché non dovrai stampare, spedire e ritirare nessun file manualmente. Il costo dell’abbonamento è dato da una serie di variabili: la durata; le dimensioni della casella (GB); l’eventuale dominio, l’attivazione della conservazione sostitutiva
PROCESSO DI ATTIVAZIONE
Il processo di attivazione della posta elettronica certificata prevede i seguenti passaggi:
- Richiesta di attivazione: i soliti dati del richiedente proprietario (persona fisica) ed eventualmente della persona giuridica (esempio società); di recente in fase di partenza la nuova PEC Europea è necessario certificare un indirizzo mail ed un numero telefono mobile
- Scelta dell’indirizzo di posta: si sceglie un indirizzo che meglio si adatta alle necessità e alle esigenze. Infatti, per i privati la versione standard è sufficiente, per i professionisti è opportuno considerare una versione che prevede particolari benefici, come quello di avere molto spazio di memoria.
- Pagamento abbonamento: a seconda del contratto viene effettuato un bonifico all’azienda che offre il servizio di abbonamento.
- Ricezione messaggio di avvenuta attivazione con credenziali di accesso configurate: il gestore attiva la nuova casella di posta e gli eventuali domini richiesti, tramite una e-mail di benvenuto. In questa e-mail vengono fornite anche le credenziali come username, password, indirizzo webmail, etc.
La PEC può essere configurata come una qualsiasi casella di posta elettronica, nel rispetto dei parametri di configurazioni disponibili sul sito del Provider e di conseguenza si può “configurare” sul proprio PC, sul proprio telefonino, oppure si può accedere tramite l’applicazione web che tutti i provider mettono a disposizione dei clienti.
E’ possibile, inoltre, configurare la casella applicando regole di inoltro automatico ad un altro indirizzo di posta ordinaria e abilitare la casella a ricevere esclusivamente messaggi PEC che noi sconsigliamo anche per non vedersi arrivare tanta “mondezza”
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