L’articolo 3 del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) fornisce del domicilio digitale la seguente definizione:
«Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione […] un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale»
Per “domicilio digitale”, come indica il nome, si intende l’indirizzo presso il quale la Pubblica Amministrazione invia comunicazioni, atti e notificazioni. L’indirizzo in questione però è quello digitale, nello specifico l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), un “luogo virtuale” dove è possibile inviare le comunicazioni formali (e non solo formali) tecnicamente chiamate anche notifiche.
Con l’introduzione del domicilio digitale (Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2018), i privati cittadini dotati di PEC o di altri servizi di recapito certificati potranno optare per la notifica degli atti della PA direttamente a mezzo mail; il tutto trova compimento con le ultime disposizioni in base alle quali le Pubbliche Amministrazioni a decorrere dal 1 Dicembre 2023, devono (sarebbe meglio dire dovrebbero) sospendere le notifiche per raccomandata ed utilizzare il domicilio digitale. E chi non ha un indirizzo PEC?
Ma cos'è e come funzione un indirizzo di posta Certificato
La differenza tra un indirizzo di posta elettronica semplice ed uno certificato sta nel fatto che le comunicazioni tra mittente e destinatario passano per piattaforme digitali che rispondono a specifici requisiti di legge; così. Il sistema di fatto è una replica digitale di come come funziona la raccomandata con ricevuta di ritorno; solo che nel primo caso viaggiono “bit” ed il secondo “fogli di carta”.
Il domicilio digitale è obbligatorio per tutti
La risposta giusta è “NI”….! Il domicilio digitale non è obbligatorio per tutti, lo è invece per alcune categorie quali : liberi professionisti, imprese, Enti del Terzo Settore ed enti pubblici e questo lo è già da molti anni; addirittura non è possibile costituire nessuna di queste organizzazioni senza disporre di un indirizzo di posta elettronica certificato.
Tuttavia le categorie ancora esentate dall’obbligo, oltre i privati, sono gli Enti non commerciali atipici come ad esempio le associazioni che non devono essere iscritte al RUNTS (Registro Unico del Terzo Settore), un ulteriore esempio degli esentati sono i condomini; in questo caso è l’amm.tore di condominio che deve possederla, ma è altamente consigliato per questi assegnare una PEC ad ogni condominio ammministrato; anche i titolari effettivi di società ed enti che non hanno rappresentanza legale possono rientrare in quest’ambito.
Questo è definito nel Decreto Semplificazioni (convertito nella legge 120/2020 pubblicata l’11 settembre), sezione dedicata alla posta elettronica certificata.
Il problema è che dal 30 Novembre 2023, (in teoria) la pubblica amministrazione non dovrebbe più inviare le comunicazioni con la classica raccomandata, ma dovrebbe utilizzare solo la PEC; di conseguenza anche se non è obbligatorio possederla diventa un obbligo indiretto se non si vogliono correre rischi di venire tagliati fuori dalle comunicazioni della PA…questo in teoria
Ma cosa succede in pratica a coloro che non posseggono un domicilio digitale
Per adesso nulla; tranne coloro che sono obbligati per legge, coloro che non hanno ancora il domicilio digitale continueranno a ricevere la classica raccomandata; ma per quanto tempo diciamocelo francamente? Sembra che già sia nell’aria la volontà di addebitare le spese di notifica delle raccomandate a chi non ha il domicilio digitale, ma è certo che con il tempo piano piano cresceranno gli ostacoli per coloro che non si adegueranno fino a quando non saranno costretti a dotarsi di una PEC. E’ successo la stessa cosa per lo SPID, ci sono voluti 5-6 anni per arrivare a dieci milioni di utenti, nei successivi 2-3anni siamo arrivati a 40 milioni. Siamo quindi certi che succederà la stessa cosa per la PEC, prima ci si adegua meglio è.
Come ottenere il domicilio digitale per i soggetti diversi (privati, enti non riconosciuti, ecc)
Gli step da seguire per richiedere il domicilio digitale sono molto semplici e veloci:
- essere in possesso di indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)
- comunicare tramite il servizio https://www.domiciliodigitale.gov.it il proprio indirizzo PEC (servizio attivo da Giugno 2023) mediante la propria carta identità elettronica o lo SPID
A questo punto l’indirizzo comunicato diventa di pubblico dominio e tutte le Pubbliche Amministrazioni possono prenderne visione; tale procedimento di richiesta e ottenimento del domicilio digitale è totalmente gratuito. Chi vuole passare all’indirizzo digitale, dovrà pagare solamente la quota di abbonamento al servizio di posta elettronica certificata oppure optare per i servizi gratuiti.
Questi costi sono variabili in base al gestore scelto; comunque in generale è sufficiente inviare 4-5 raccomandate l’anno per recuperare il costo, solo per l’invio, senza considerare, la carta, la busta, il toner della stampante, ed ovviamente il tempo necessario per la predisposizione e l’invio.
Posso usare l'indirizzo PEC già registrato presso il Registro Nazionale o altri registri
No l’indirizzo PEC deve essere unico, ovvero ad ogni codice fiscale deve essere collegato un indirizzo PEC specifico; il sistema rigetta richieste di iscrizioni con indirizzi già utilizzati
Quali sono i vantaggi della PEC ( e gli svantaggi)
Vantaggi
- Prendere visione della comunicazione in qualsiasi momento e luogo a prescindere dalla presenza o meno sul posto
- Comunicazioni tra tutti i soggetti con tempi e costi ridotti senza rinunciare alla validità legale degli atti
- Minor necessità di stampare comporta un risparmio notevole di carta il che significa anche andare nella direzione di un mondo più “green” infatti la carta per produrla ha bisogno di alberi, tanta acqua e tanta energia
- velocizzare le procedure
- Ridurre o rendere vani gli stratagemmi dei furbi che con le raccomandate non andavano mai a ritirarle rendendo di fatto inutili gli atti conseguenti a quelle comunicazioni
Svantaggi
Le tecnologie fanno risparmiare del tempo, molto tempo ma non lo azzerano; ovvero anche loro hanno bisogno di un po’ della nostra attenzione e della nostra responsabilità. Il problema è che se sbagli e non ti sei attrezzato si possono generare problemi seri, perchè in tutti i servizi digitali se è molto facile gestire e produrre informazioni è anche molto facile perderle; quindi questi servizi vanno trattati con la massima attenzione; magari pochi minuti l’anno ma quei minuti vanno dedicati.
Ho sentito della PEC EUROPEA
La PEC è un invenzione tutta italiana ed è nata più di venti anni fà; ed è stata così apprezzata che anche l’Europa ha pensato di dotarsi di uno strumento simile che fino a ieri non esisteva; infatti pochi paesi avevano un sistema unificato di comunicazioni elettroniche in grado di certificare le comunicazioni digitali alla “stregua” delle raccomandate. Sulla scia quindi della PEC italiana è nata la REM (Registered Electronic Mail) la quale va ad affiancarsi alla PEC ma risolvendo alcuni dei problemi attuali. Quali’ ?
L’attuale PEC non garantisce il legame certo tra il titolare della casella e la casella stessa; il titolare poteva essere un soggetto diverso da quello che dichiarava di essere; per dirla in altri termini la PEC attuale certifica il messaggio ma non i soggetti mittenti e destinatari che sono i titolari delle caselle; con la REM viene superato questo problema, in quanto per ottenerla è necessario il riconoscimento, esattamente come per la firma digitale qualificata e lo Spid.
Altro grande vantaggio è che sarà uno strumento comune in tutta europa; oggi invece la PEC funziona solo a livello Italia.
Unitamente a ciò la REM dovrà possedere altre caratteristiche intrinseche come la doppia autenticazione
Tutti i maggiori provider hanno cominciato a proporre ai loro clienti il passaggio alla PEC EUROPEA o REM il cui effettivo varo è fissato nel Marzo 2024, salvo proroghe. Il passaggio tuttavia non sarà obligatorio anche se consigliato; pertanto allo scattare del nuovo sistema in sostanza avremo due PEC: una di fascia A, appunto la REM con tutte le funzionalità e le sicurezze di cui sopra, e quella di fascia B, con le attuali caratteristiche
Come verificare se una PEC è operativa e se è correttamente comunicata nei registri ufficiali
Il fatto che si possiede un indirizzo PEC non è detto che tutto sia a posto; le verifiche da fare
- Verificare l’effettivo stato di funzionamento scrivendo una mail di test ma attenzione farlo da un altro indirizzo PEC, perchè se quella casella è configurata per non accettare messaggi di formato diverso dalla PEC potreste ricevere un messaggio del tipo “Indirizzo destinatario sconosciuto o non abilitato alla ricezione di posta non certificata;
- Per i professionisti ordinistici (*) e le società iscritte al registro delle imprese andare su INIPEC
- Per i cittadini privati e tutti gli altri andare sul registro nazionale
- Per gli enti del terzo settore l’indirizzo pec è sicuramente disponibile sul RUNTS e dovrebbe, se comunicato dagli interessati, essere presente anche sul Registro Nazionale
(*) ordinistici sono le professioni per le quali è obligatorio l’iscrizione all’albo di appartenza come Architetti, Notai,Geometri, Commercialisti
Per usare la PEC è necessario disporre di strumenti e competenze particolari
No; assolutamente no; la PEC si usa come un qualsiasi altro indirizzo di posta elettronica; sul piano tecnico a livello di utilizzatore c’è solo il fatto che si hanno due ricevute quando si invia il messaggio; ma per il resto si può configurare su un PC o su un tablet o su uno smartphone e si può configurare su qualsiasi programma di posta. Esistono dei software specifici ma solo per coloro che hanno delle specifiche esigenze sul piano professionale.
Le imprese ed i professionisti a chi devono comunicare il proprio domicilio digitale
Le imprese ed in genere le società commerciali lo comunicano al registro delle imprese gestito dalle camere di commercio; i professionisti lo comunicano al proprio albo di riferimento quando non è lo stesso albo che assegna una PEC direttamente d’ufficio al momento dell”iscrizione del soggetto. Ovviamente qualora l’indirizzo di posta elettronica certificato dovesse cambiare, dovrà essere effettuata una nuova comunicazione al registro di appartenenza
Cosa succede se gli operatori che hanno l'obbligo non comunicano la PEC
C’è una sanzione prevista dall’art. 2630 c.c., vale a dire omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi. Ecco cosa prevede il Codice Civile:
“Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese (…) è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro”.
Con il decreto semplificazioni dell’agosto 2020 e convertito in legge tali sanzioni sono state raddoppiate e sono estese anche agli albi e/o ordini professionali che non provvedono. Inoltre le sanzioni pecunarie sono integrate anche da pesanti sanzioni amministrative che prevedono persino l’inibizione ovvero la sospensione dell’attività nei confronti dei soggetti inadempienti; per un quadro più esaustivo si invita a leggere la sezione successiva che riguarda appunto il caso di PEC non operativa
Ho la PEC ma mi sono dimenticato di rinnovare il servizio oppure ho la casella piena
Innanzitutto vediamo sul piano operativo cosa succede. I provider che forniscono il servizio avvisano sempre i propri clienti se la casella è in scadenza o è piena; anche qualora sia scaduta e non rinnovata generalmente per almeno 30 giorni la casella risulta essere “viva” anche se non operativa. Sul lato del messaggio invece quando “tizio” spedisce a “caio” una PEC il messaggio passa per due intermediari digitali ( tecnicamente sono dei server ovvero i computer che hanno lo scopo di gestire la posta elettronica certificata e che rispondono a specifici requisiti di legge) i quali si scambiano delle ricevute:
- accettazione; il che conferma che la casella PEC di destinazione è esistente; alla quale seguirò la
- consegna, la quale attesta che il messaggio è arrivato a destinazione finale ovvero è pronto per essere letto dal destinatario (ovviamente pronto non significa che poi verrà letto ).
Vediamo cosa può succedere
a) Ricevuta di non accettazione
In questo caso il sistema non può consegnare la posta perchè la casella o il dominio di posta del destinatario è inesistente oppure c’è un interruzione del servizio per problemi tecnici (fenomeno piuttosto raro); in questo caso il mittente deve effettuare le opportune verifiche ed eventualmente ritentate in seguito. Per legge è come se il messaggio non fosse mai stato spedito, salvo il caso che si possa provare che è il destinatario ha fornito un indirizzo errato, ecco perchè sarebbe opportuno quando si prende un indirizzo di mail o pec verificare la correttezza inviando una mail di verifica.
b) Ricevuta di accettazione e consegna con esito positivo.Il mittente è sollevato da qualsiasi responsabilità; il messaggio anche se non letto è come se fosse stato consegnato; il destinatario non può addure giustificazione del tipo non ho aperto la posta, il computer non funzionava, ho dimenticato la password…è un suo problema.
c) messaggio non consegnato perchè la casella è sospesa o piena. In questo caso il server di posta del mittente è a conoscenza del problema e fa un ulteriore tentativo dopo qualche giorno; qualora l’operatività della casella non fosse stata ripristinata torna un messaggio di esito negativo con le motivazioni al mittente. In questo caso la responsabilità della non consegna cade tutta sul destinatario, tuttavia è possibile, anzi auspicabile, che il mittente trova altri modi per recapitare il messaggio (dipende anche dalla natura della comunicazione). Quello che è certo è che nel caso di atti giudiziari e cartelle esattoriali per evitare che “la non consegna diffusa” possa minare tutto il processo di digitalizzazione dell’economia, le istituzioni hanno predisposto un sistema di notifica alternativo nel caso in cui la pec risultasse non utilizzabile; nello specifico verrà assegnata una PEC d’ufficio e gli atti verranno pubblicati sul sito https://attidepositati.infocamere.it/dece/nazionale/nazionale.html
Pochi ne sono a conoscenza ma questo meccanismo è lo stesso che si usa con i privati solo che la funzione di PEC d’ufficio è svolta dalla Casa Comunale; ovvero un luogo fisico che il comune adibisce a domicilio postale per coloro che un domicilio non ce l’hanno come i senza tetto.
Il problema è che il destinatario essendo nei fatti irreperibile potrebbe non essere al corrente di questa cosa, ma gli effetti di legge di quelle notifiche saranno assolutamente validi come se la notifica fosse stata recapitata al destinatario; in sostanza il destinatario non si può oppore agli effetti di quella comunicazione adducendo come giustificazione la non ricezione della comunicazione.
Che supporto può dare BBSPRATICHE
La nostra società può fornire un indirizzo Posta Elettronica Certificata e la REM, ma può consigliare e fornire tutta un’altra serie di servizi a valore come PEC sotto dominio, oppure la conservazione sostitutiva; inoltre fornisce un servizio di supporto per aiutare il cliente a resettare la casella in caso di perdita di credenziali oppure ricorda al cliente le scadenze e lo sollecita agli adeguamenti tecnologici ed infine nei casi ove fosse necessario BBSPRATICHE può provvedere ad effettuare le relative comunicazioni agli enti preposti come il REGISTRO DELLE IMPRESE ed il RUNTS.
cosa succede se un cittadino ha eletto il proprio domicilio digitale e la pubblica amministrazione gli notifica una sanzione a mezzo raccomandata a/r?
L’Ente fa (o dovrebbe) fare un controllo presso i registri pubblici a secondo del soggetto (esempio presso inipec se si tratta di professionisti o imprese, domicilio digitiale se si tratta dei privati) ed invia la comunicazione all’indirizzo individuato; nel caso in cui l’indirizzo PEC non fosse rilevato o non fosse funzionante l’Ente notifica l’atto ad infocamere (trovi dettagi in questa pagina)
che tipo di comunicazioni o documenti la pubblica amministrazione può trasmettere al domicilio digitale del cittadino?
Qualsiasi comunicazione che preveda la notifica ovvero qualsiasi comunicazione che avrebbe richiesto la raccomandata con ricevuta di ritorno