Quante volte ci siamo chiesti ma perchè devo andare dal notaio o perchè devo andare a farmi autenticare la firma, ma perchè mi chiedono la firma digitale. A questo punto è legittimo domandarsi ma nel nostro orientamento quanti tipi di atti esistono e quali sono le differenze?
Gli atti si distinguono in due categorie a seconda della presenza o meno alla loro redazione di un pubblico ufficiale, ad esempio un notaio, i primi sono atti pubblici, gli altri sono definiti come scritture private. In questa pagina tratteremo i seguenti argomenti
- Atto pubblico
- Scritttura privata autenticata
- Firma digitale
- Differenza tra atto pubblico e scrittura privata autenticata
- La registrazione dell’atto ed i costi
- Quali sono gli atti per i quali è obbligatoria la registrazione
- Chi ha l’obbligo di registrarli
- Perchè affidarsi ad uno specialista
Atto Pubblico
L’atto pubblico è redatto da un pubblico ufficiale che
- Accerta l’identità dei firmatari
- Accerta che i firmatari sono nelle piene facoltà
- Accerta i fatti avvenuti in sua presenza
- Accerta la provenienza dell’atto stesso (esempio nel caso delle compravendita verifica l’atto di provenienza del bene)
- Garantisce che il contenuto è conforme alle leggi dello stato ovvero non contenga delle parti che violano il codice e che potrebbero invalidare parte dell’atto o l’intero contenuto.
A questo si aggiungono due ulteriori elementi qualificanti dell’atto pubblico: la data di sottoscrizione e l’unicità dell’atto con un numero univoco di riferimento (numere repertorio)
In sostanza un atto pubblico per legge è sempre veritiero e valido fino a querela di falso; ovvero deve intervenire la magistratura e solo dopo che il procedimento giudiziario abbia fatto il suo percorso ed il giudice si sia pronunciato è possibile definire falso l’atto
BBSPRATICHE mette a disposizione un avvocato gratuito per presentare la tua problematica; è possibile richiedere un appuntamento on line, oppure presso la nostra sede; in alternativa è possibile scrivere il problema nel form sottostante per essere ricontattato per mail o telefonicamente.
Scrittura privata
Sono atti formati da privati che li sottoscrivono accettandone il contenuto e possono formare prova documentale nei loro confronti solo se questi riconoscano come propria . La scrittura privata ha una sua validità se le parti lo riconoscono ma se una delle parti non mantiene l’accordo bisogna sempre rivolgersi ad un giudice il quale prima dovrà accertarsi della validità e vericità dell’accordo e poi pronunciarsi. In sostanza la scrittura privata può essere facilmente impugnata o disconosciuta anche semplicemente per allungare i tempi del procedimento. Un classico esempio . Tizio acquista un bene da caio firmando un ordine ma non versa il corrispettivo pattuito e non intende pagare; caio si rivolge al giudice il quale deve accertare prima la “certezza” del credito (ad esempio che il contratto esista) ma caio disconosce il debito adducendo delle scuse (la merce era non conforme all’ordine, ho già pagato in contanti, la firma non è la mia, ecc), il tempo passa e quando arriva la sentenza il debitore ha fatto in tempo a svuotare i conti e quindi anche con la sentenza il creditore non recupererà nulla. Se il creditore avesse avuto un titolo esecutivo come una cambiale non pagata, oppure un contratto registrato il creditore avrebbe risparmiato un sacco di tempo e magari avrebbe trovato qualcosa sul quale rivalersi
Scrittura privata autenticata
Ovviamente l’atto pubblico ha costi più elevati e tempi decisamente più lunghi e quindi essendo una modalità particolarmente onerosa sotto tutti i punti di vista, è usata solo per le cose di una certa importanza ovvero per le cose ove la legge lo impone; di contro la scrittura privata risulterebbe eccessivamente “leggera”; a fronte di queste due situazioni l’ordinamento mette a disposizione uno strumento intermedio molto utile: perché molto meno oneroso ed impegnativo ma con un grado di “autorevolezza” decisamente diverso dalla scrittura privata: la scrittura privata autenticata. Questa forma di scrittura deve essere sottoscritta dalle parti davanti ad un pubblico ufficiale (Segretario comunale, Notaio, ecc) il quale accerta i primi tre punti precedentemente descritti nel caso di atto pubblico (ex art 2703 codice civile). Di conseguenza in caso di giudizio nessuna delle parti può disconoscere l’atto, almeno che non si proceda ad una querela per falso come descritto nel caso dell’atto pubblico; tuttavia malgrado i grandi vantaggi la scrittura privata autenticata non ha avuto una grande diffusione perché anche se i costi sono alla portata di tutti, di fatto presenta le stesse difficoltà d’accesso di un atto pubblico, in quanto la disponibilità dei pubblici ufficiali è molto inferiore alla domanda potenziale. Ad esempio se ogni contratto per uso commerciale dovesse prevedere una simile procedura non sarebbero sufficienti neanche se tutti i notai lavorassero giorno e notte per 365 giorni l’anno facendo solo questo.
BBSPRATICHE mette a disposizione un avvocato gratuito per presentare la tua problematica; è possibile richiedere un appuntamento on line, oppure presso la nostra sede; in alternativa è possibile scrivere il problema nel form sottostante per essere ricontattato per mail o telefonicamente.
Firma digitale qualificata- La risposta al bisogno di rapidità e flessibilità.
Abbiamo detto che la scrittura privata autenticata è una ottima soluzione ma presenta molti limiti se deve essere redatta davanti ad un pubblico ufficiale; questo problema ha rappresentato sempre un limite oggettivo allo sviluppo dell’economia digitale in quanto la sottoscrizione di un contratto a distanza era sempre soggetto ad un potenziale rischio di essere disconosciuto. Per far a fronte a questo problema e grazie all’avvento delle nuove tecnologie di cifratura, lo stato ha cercato di dare una risposta a questo bisogno: rapidità e certezza del diritto; la risposta si chiama FIRMA DIGITALE QUALIFICATA. Grazie a questo strumento, da non confondersi con la firma elettronica o con quella avanzata, è possibile sostituire la scrittura privata autenticata avendo cura di applicare anche la marca temporale.
La firma digitale qualificata ha il vanataggio che costa decisamente meno di un notaio, qualcosina in più di un segretario comunale ma ha il grande vantaggio che puoi fare tutto in poche ore e non in settimane e soprattutto puoi firmare a distanza senza la necessità che i contraenti siano presenti contemporaneamente nello stesso posto e nello stesso momento; di contro questo strumento è valido solo se rimane in formato digitale; se trasferito su carta perde le sue caratteristiche. Insomma se mi perdo il file ma ho la stampa del documento ci faccio ben poco se l’altra parte lo dovesse disconoscere; questo presuppone ad una maggiore consapevolezza nell’uso delle informazioni digitali
Qual è la differenza sostanziale tra la scrittura privata autenticata e l’atto pubblico
Essenzialmente perché l’atto pubblico oltre a garantire quanto garantisce la scrittura privata autenticata garantisce la piena conformità dell’atto alle leggi dello stato. Infatti quest’ultima forma è il pubblico ufficiale (o il notaio) che redige l’atto e lo legge alla presenza delle parti, mentre nella scrittura privata autenticata il pubblico ufficiale non entra nel merito del contenuto che può essere scritto da terzi, ma si limita solo ad accertarsi dell’identità delle persone e se le stesse sono nella piena facoltà di agire (ad esempio persone co disabilità mentali o sotto la minaccia non sono ritenuti liberi di agire e di conseguenza quell’atto non potrebbe essere autenticato). Per rendere le cose più comprensibili facciamo un esempio estremo ma molto estremo.
Due fratelli si mettono d’accordo per uccidere un zio ricco di cui sono certi di essere gli unici eredi; i due sottoscrivono un accordo che se uno si ritira deve pagare all’altro la somma X. E’ chiaro che questo accordo potrebbe essere tranquillamente autenticato dal pubblico ufficiale mentre i due se chiedessero un atto pubblico il funzionario non potrebbe scrivere mai una cosa del genere (e probabilmente denunciare anche i due). Suppniamo che i due facciano una scrittura privata (autenticata o non ) ed uno dei due non rispetta l’accordo ovvero non commette l’omicidio e quindi “l’affare” salta; l’altro pur avendo pienamente ragione non potrebbe usare quell’accordo perché l’oggetto dell’accordo è un reato. Siccome in queste cose sono i particolari che fanno la differenza, in relazione all’importanza dell’atto, anche nel caso di scrittura privata autenticata potrebbe essere utilefarsi assistere da un legale.
Altra differenza è che l’atto pubblico, salvo rare eccezioni, va sempre registrato presso l’uffico di registro; cosa al quale provvede direttamente il notaionel caso ci si rivolgesse a questi.
La Registrazione
Gli atti tra privati ( e quindi anche quelli autenticati) possono (alcuni devono) essere registrati presso gli uffici territoriali dell’Agenzia delle Entrate e con la registrazione si acquisisce data certa all’atto in questione ex art. 2704 c.c. (vale a dire quella riportata sotto il timbro dell’ufficio e non quella indicata nell’atto avendo le parti 30 gg dalla sottoscrizione per registrarlo) nei confronti dei terzi.
Tuttavia a differenza degli atti pubblici e fatto salvo alcuni specifici atti, la registrazione degli atti privati non è obbligatoria ma lo diventa in caso d’uso tanto è vero che spesso nei contratti commerciali (come la fornitura di beni e servizi o lavori) c’è proprio scritto clausola: registrazione in caso d’uso
Come detto invece per gli atti pubblici la registrazione è obbligatoria, salvo alcune rare eccezioni, in quanto per dare “pubblicità” l’atto deve essere disponibile presso un pubblico ufficio e quello del notaio non è un pubblico ufficio
- QUANTO COSTA FARLO?
I costi per l’adempimento ammontano a € 200 di imposta fissa e minima (peralcune tipopologie di atti l’iimposta di registro è variabile in relazione al valore-contenuto) a cui si devono aggiìunge l’imposta di bollo pari a 16 euro ogni 4 pagine/100 righe.
QUALI ATTI SI “DEVONO” O “POSSONO” REGISTRARE?
Con riguardo agli atti pubblici, la registrazione è obbligatoria, salvo tassative eccezioni, e non una libera scelta delle parti come per le scritture private; tuttavia a prescindere dalla forma alcune tipologie di atti devono essere obbligatoriamente registrati (locazione, comodato d’uso gratuito beni immobili, preliminare di compravendita, affitto d’azienda, atti finanziari come leasing o mutui)
La Trascrizione immobiliare
Spesso confusa con la suddetta registrazione, avviene presentando una nota (adempimento in formato digitale a cui si allega il titolo dal quale scaturisce il diritto ed il pagamento dell’imposta se non esente) presso gli uffici della Conservatoria dei registri immobiliari del luogo ove è ubicato l’immobile oggetto del contratto, avendo così una finalità di pubblicità notizia, affinché sia posto a conoscenza dei terzi. La trascrizione immobiare ha l’obiettivo di dare certezza dei diritti in capo al bene immobile da non confondersi con la trascrizione catastale che ha tutt’altre finalità
Chi ha l'obbligo di registrare l'atto
Per quanto gli atti pubblici, la responsabiltà cade proprio sul pubblico ufficiale o il notaio: negli altri casi, qualora fosse obbligatoria la registrazione, tale onere ricade su una delle parti senza distinzione ovvero per lo stato le parti sono obbligate in solido, ovvero tutte le parti rispondono per tutti. In sostanza allo stato non interessa chi lo fa o chi paga, l’importante è che qualcuno lo faccia e paghi. Ovviamente in certe casi è possibile che ci sia una parte più interessata dell’altra alla registrazione; esempio nel caso di un preliminare di un atto di compravendita immobiliare generalmente è l’acquirente che versa una caparra che ha tutto l’interesse a registrare l’atto.
Registrare un atto tuttavia anche se può essere fatto da tutti non è un operazione semplice, il rischio di errore è molto alto e quindi affidarsi ad un professionista, se non altro per ragioni di tempo, può essere una scelta molto vantaggiosa visto il costo piuttosto modesto che ha questo servizio.
Perchè affidarsi a BBSPRATICHE
La professionalità e l’esperienza maturata nello studio e nella risoluzione di queste tematiche, caratterizzate spesso da piccole variabili che però potrebbero comportare errori (di calcolo nelle imposte da pagare, delle imposte di bollo da apporre, o nel formato dell’atto ora richiesto per le registrazioni on-line tramite modello rap), non permettendo la buona riuscita della pratica. Affidarsi a noi significa risparmiare tempo, non dovendosi il cliente più recare materialmente in Agenzia delle Entrate, cimentarsi in calcoli o valutazioni spesso complicati per i non addetti ai lavori, prendere confidenza con l’applicazione via Web per la registrazione on line; e soprattutto soldi.
Infatti sbagliare è molto facile e su questa tipologia di atti in caso di errore si paga doppio; perché le imposte vanno pagate in anticipo e se si sbaglia bisogna procedere di nuovo al pagamento e richiedere il rimborso è una follia, teoricamente possibile, realisticamente impossibile
