In linea di massima tutti dovrebbero adottarlo, ovvero qualsiasi soggetto che archivia documenti in formato digitale quindi anche i privati; però mentre per i privati è una libera scelta per gli Enti Pubblici, le imprese, e tutti gli Enti in genere è un obbligo almeno per certi tipi di documenti

In conservazione ovviamente possiamo mandare qualsiasi documento digitale tuttavia per alcuni di questi c’è proprio un obbligo e sono quei documenti che per loro natura sono solo digitali; esempio

• I certificati emessi da alcuni enti firmati digitalmente
• I contratti firmati digitalmente
• Fatture elettroniche
• le cartelle cliniche elettroniche
• La posta elettronica certificata ed in genere tutte le mail

Come si vede sono tutti documenti che nascono in digitale; ovviamente possono essere anche stampati su carta ma la stampa  risponde più ad un’esigenza di tipo funzionale ad esempio per una facile lettura ma tutt’altra cosa è dare piena validità giuridica a quel foglio di carta. In sostanza i documenti di cui sopra vanno conservati in modalità digitale.

Puoi decidere di conservarli in modalità cartacea ma devono essere archiviati al momento in cui si verifica il fatto; in sostanza se dovesse arrivare un controllo da parte di un ente, la documentazione non può essere stampata al momento ma deve essere fornita già in modalità cartacea; peraltro per certi tipi di documenti va tenuto un vedo e proprio registro anche ti tipo cronologico come ad esempio il libro giornale o il registro degli affari

Oltre alle fatture attive e passive per le quali quasi sicuramente ci pensa il fornitore stesso del servizio; ci sono tantissimi documenti che possono essere oggetto di conservazione sostitutiva; a titolo puramente indicativo e non esaustivo: le buste paga dei dipendenti; i contratti sia di lavoro che di fornitura; i registri contabili come quello iva, quello dei cespiti, gli ordini di acquisto, gli ordini di vendita, i verbali di collaudo, i verbali di un CDA, le ricevute emesse ad esempio agli iscritti ad un associazione e così via. Ciascuno di questi tecnicamente si definisce come “classe documentale”; tuttavia va fatta un analisi, comunque io comincerei almeno dalla PEC

Ovviamente si ma bisogna capire cosa ci si aspetta nel caso di necessità. Abbiamo detto quali sono le caratteristiche intrinsiche della conservazione sostitutiva; quelle caratteristiche tuttavia sono e rimangono tutte contemporaneamente valide solo se il documento nasce in digitale e passa in conservazione senza alcun possibile manomissione; è evidente che se un documento nasce in digitale poi viene stampato e magari firmato olografamente e poi scannerizzato non può rispondere a tutte le caratteristiche anche se passa in conservazione; in sostanza in caso di utilizzo di fronte ad un giudice quel documento può anche essere utilizzato ed accettato ma dipende la funzione che si vuole dare e dipende anche dal giudice se ammetterlo; di certo è molto meglio questo documento che presentarsi con lo stesso file che è andato in conservazione. Facciamo l’esempio che in una causa per successione il Sig. Tizio si presenti con una lettera testamentaria della zia scannerizzata nella quale la zia assegna una quota di eredità al Sig. Tizio; in tal caso è alquanto difficile che quella lettera possa essere ritenuta valida per un giudizio a prescindere dalle forme come sia presentata; ben altro valore invece se la zia avesse sottoscritto quel documento con la firma digitale ed il testamento fosse andato in conservazione sostitutiva;  in tal caso nessuno potrebbe non riconoscere l’autenticità della firma, ne si potrebbe contestare la data, l’unica cosa che si potrebbe contestare è il fatto che la zia potrebbe essere stata costretta a firmare o che la firma apposta da un terzo con il dispositivo della zia; tutte cose possibili ma da provare con un processo di tipo penale

E’ un documento obligatorio che l’Ente proprietario dell’informazione (inteso nel senso più ampio del temrine e non solo di Ente pubblico) e nello specifico  il titolare ovvero colui che ha la responsabilità legale descrive come è gestita la conservazione sostitutiva. Il manuale della conservazione deve riportare :

• L’ente e dati anagrafici del rapp.te legale
• Dati anagrafici di chi ha la responsabilità all’interno dell’ente della conservazione
• Quali sono i documenti oggetto di conservazione
• Le procedure che sono state attivate come il monitoraggio
• A chi è affidata la gestione della conservazione sul piano tecnico ovvero il conservatore

Da tener presente che la legge separa sul piano logico Titolare, Responsabile, conservatore; negli enti pubblici i primi due devono essere soggetti diversi Nel privato invece queste due figure possono coincidere. Inoltre ai privati è consentito assegnare ad un esterno la responsabilità della conservazione ma in tal caso questi non può coincidere con il conservatore ovvero devono essere necessariamente soggetti diversi. In sostanza nel manuale devono essere chiari e ben definiti i tre ruoli e quali sono i compiti e le responsabilità di ciascuno; generalmente questo documento viene completato con il manuale del conservatore il quale descrive sul piano tecnologico quali sono i processi e le modalità attraverso la quale si soddisfano i requisiti di legge imposti dal CAD (Codice amministrazione digitale)

Farlo in casa è fattibile ma avrebbe dei costi così alti  che rendono questa strada percorribbile solo a poche grandi  organizzazioni; quindi nella stragrande maggioranza dei casi si consiglia di appoggiarsi ad organizzazioni che fanno questo di mestiere ed in Italia c’è un offerta molto ma molto ampia in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza. Ovviamente la selezione del fornitore/proposta ideale dipende da tanti fattori tuttavia in linea di massima possiamo dire che ci sono alcuni Conservatori che sono strettamente legati ad applicazioni specifiche ed altri che invece sono aperti, ovvero:

• i primi sono quelli aperti; ovvero quelli che forniscono questo servizio a tutti; generalmente sono i provider dei servizi infrastrtutturali (computer, network, storage, sicurezza, ecc) come gli operatori di telecomunicazione, gli internet provider, ecc. Quindi questi forniscono un servizio di tipo tecnologico e non sono molto interessati al contenuto; insomma per loro una mail o una fattura o un contratto sono la stessa cosa
• una seconda categoria sono i fornitori chiusi ovvero coloro che forniscono il servizio solo ai clienti-utilizzatori delle loro applicazioni; si tratta in generale di software house ovvero di società informatiche che integrano la loro offerta con il loro servizio di conservazione sostitutiva ma indirizzata esclusivamente a completare la loro offerta insomma non vendono il servizio di conservazione fine a se stesso; esempio l’azienda che fornisce la fatturazione elettronica, la Posta Elettronica Certificata oppure i produttori dei sistemi documentali (ECM)

un altra distinzione è di tipo tecnologico, soprattutto in termini di modalità di trasferimento o versamento (così chiamato in gerco il processo che porta i documenti digitali dall’ambiente di produzione ordinario alla conservazione); in questo caso esistono diverse possibilità: manuali ovvero è un operatore che provvede manualmente a trasferire i dati nel sistema di conservazione o automatici; in tal caso esistono diverse opzioni come i Web Service

BBSPRATICHE ha una sua offerta di servizi di conservazione, tuttavia non abbiamo le caratteristiche per soddisfare tutte le esigenze e quindi a seguito di una specifica richiesta del cliente eventualmente lo indirizziamo sulla soluzione più opportuna.

Sta finendo  il tempo nella quale gli imprenditori infilano il commercialista dappertutto anche dove non c’entra assolutamente e questo è uno di quei casi perchè il commercialista si trova nella stessa medesima condizione del suo cliente, al massimo lo può consigliare o può indirizzarlo sulla stessa medesima scelta compiuta da lui/lei, ammesso che l’abbia fatta in quanto è molto probabile che molti siano quelli che sono rimasti al cartaceo