Un file indipendemente dal formato e dal sistema operativo utilizzato porta con se alcune caratteristiche intrinsiche ovvero delle proprietà, una di queste è la data di creazione e la data di ultima modifica; queste due date però fanno riferimento all’orologio interno del sistema che li hanno hanno generati; il problema è che “l’orologio interno” potrebbe non funzionare correttamente o addirittura potrebbe essere stato modificato per dolo o per errore e di conseguenza la data del file non è quello reale.
Inoltre tale problema si può ripetere anche ad esempio in occasione della duplicazione di un documento digitale; infatti la data della copia non è la stessa dell’originale quindi quale delle due bisognerebbe assumere come vera? e poi se gli orologi dei due sistemi che hanno generato questi file non funzionassero correttamente? Insomma come la si gira il problema rimane
Nel mondo della carta quando si tratta di documenti originali il problema di fatto non si pone sempreché sul documento è indicata la data; quindi salvo prova di falso, di dolo o altri reati, diventa difficile confutare quella data. Tuttavia questa è una parziale verità in quanto un conto è il riconoscere che quel documento sia stato sottoscritto o prodotto nella data ivi indicata ed un altro conto è avere la certezza assoluta che effettivamente quella data sia certa. Facciamo un esempio altrimenti ci perdiamo: le parti sottoscrivono un contratto il 30 Giugno 2020, ma entrambi le parti si mettono d’accordo di mettere come data il il 30 giugno 2019. Se le firme sono valide e se nessuno delle parti è stato costretto a firmare è difficile che uno dei due possa disconoscere quella data; tuttavia ipotizziamo che quel contratto sia portato di fronte ad un giudice il quale potrebbe anche disconoscere quella data; insomma quel giudice potrebbe richiedere una data certa. E’ come si produce la data certa su un documento cartaceo anche se originale? E’ necessario un intervento di un terzo soggetto affidabile, autorevole, disinteressato esempio il timbro/protocollo di un ente pubblico, di un notaio o cosa che una volta era molto diffuso andare alla posta e farsi applicare la data sul documento con un timbro; oggi questa cosa non è più fattibile ma ci si potrebbe spedire una raccomandata facendo però attenzione a non imbustare il documento. Nel caso in cui invece il documento viene scansionato quel documento diventa un documento elettronico e quindi va trattato come un qualsiasi documento digitale
La data può essere riconosciuta o non riconosciuta; sono gli attori in gioco che sono legittimati ad accettare la datazione o non accettarla; il problema è che se una delle parti , tra cui anche l’eventuale giudice, non dovesse ritenere valida quella data non ci sono possibilità di obiettare ed anche facendo intervenire un tecnico questi non potrebbe asseverare che la data di quel file è esattamente quella che avrebbe dovuto essere…insomma ci si trova in un punto morto
Per i documenti digitali abbiamo a disposizione la marca temporale o Data Stamp; strumento che si può utilizzare sia “stand alone ovvero applicandola ad un singolo file volta per volta; oppure che si può integrare in un processo più ampio ed articolato che può prevedere anche blocchi di documenti digitali (esempio conservazione sostitutiva)
La marca temporale è un “certificato digitale” che viene applicato al file da un dispositivo (smartphone, pc, server, ecc) dotato di un programma specifico (solitamente lo stesso programma per firmare digitalmente i documenti, Adobe o strumenti di Editing o applicazioni specifiche). Questo certificato è rilasciato da un provider appositamente autorizzato dal AGID (Agenzia Digitale Italiana) il quale dispone di apparecchiature che in grado di “assegnare” la data esatta; data che non può essere assolutamente modificata
Assolutamente si; i programmi di firma digitale sono già predisposti per poter firmare ed applicare la data certa
Esattamente come se fossero le marche da bollo del tabaccaio, anche se non si vedono. Il cliente acquista un pacchetto di marche temporali (esistono pacchetti da 25, 50, 100, 250, 500 e 1000 pezzi) e riceve delle credenziali che imposta all’interno il programma di firma o Adobe. Ogni volta che si usa la marca si scala dal pacchetto
Per i clienti che hanno esigenze sporadiche è possibile acquistare la singola prestazione, ovvero provvediamo noi ad applicare la marca temporale sul documento del cliente che ci potrà inviare.
Si possono applicare per qualsiasi formato di file; tuttavia si porta a conoscenza che per alcune tipologie di documenti è d’obbligo la conservazione a norma che si realizza tramite un servizio denominato “conservazione sostitutiva” e che tratteremo in un altro post.
La pec risolve il problema della data solo parzialmente, infatti tramite la PEC l’unica cosa che si può certificare è che una certa casella ha inviato un messaggio ad una certa data/ore e che questo messaggio è stato ricevuto dalla casella ricevente ad una certa data/ora Z.
La PEC non da alcuna certezza invece sul contenuto del messaggio ne tantomeno la data di un eventuale documento allegato; inoltre non garantisce l’autenticità sia del mittentte che del destinatario in quanto le caselle sono aperte senza una procedura di riconoscimento come avviene per lo SPID e la firma digitale; tuttavia approfondiremo questo argomento in un altro post nelle prossime settimane
Ovviamente si parla della PEC sempre in formato digitale; perchè se si stampasse ci troverebbe nella condizione della carta
Per quanto concerne gli utenti professionali per dare piena validità ai documenti esistono alcune tipologie di documenti per i quali non è sufficiente garantire la data certa attraverso la marca temporale ma è necessario predisporre un processo molto articolato che generalmente è affidato un soggetto qualificato; processo che si chiama “conservazione sostitutiva” e che tratteremo in un articolo diverso. Qui di seguito citiamo alcuni dei documenti che per legge devono essere gestiti con la conservazione sostitutiva: le fatture; le cartelle cliniche
Per quanto concerne invece gli altri documenti digitali indipendentemente se sono per privati o per operatori possiamo citarne alcuni esempi nella quale la marca temporale può essere uno strumento migliore rispetto alla raccomanda:
- accordi tra privati (lo zio che presta 10 Mila al nipote..)
- un contratto di comodato che non si vuole registrare
- un contratto di fornitura/appalto
- un contratto di assunzione
- le buste paghe
- i registri obligatori che le imprese dovrebbero tenere
Un esempio di come noi usiamo le marche temporali. La ns. impresa è soggetta a registrare i clienti che ci chiedono alcuni servizi esattamente come l’albergo ha l’obligo di avere il registro delle presenze; non è un problema fiscale ma di pubblica sicurezza. Noi siamo tenuti a registrare quindi i clienti su un “libbrone” ma come si può immaginare la carta è sparita e di conseguenza questo adempimento noi oggi lo facciamo digitalmente; ma senza le marche temporali noi non rispetteremo la norma che ci impone che il “libro” non sia modificabile ovvero che nel corso del tempo non si sia provveduto a modificare i dati o a cancerllarli. Quindi noi ogni mese emettiamo un documento che firmiamo digitalmente ed apponiamo la marca temporale. Un eventuale controllo della Pubblica Sicurezza ci consentirebbe di dimostrare che quel documento è stato creato e “bloccato” da quella data
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